G2L : Gestion Libre de LaboratoireAccompagnement de la recherche

G2L à l’ILM : système d’informations RH et infrastructures en laboratoire

G2L est un système d’informations conçus par trois services de l’Institut lumière matière (ILM, CNRS / Université Claude Bernard Lyon 1) : le service informatique, le pôle RH et le service infrastructure logistique et sécurité. Leur but : mieux accompagner l’arrivée, l’évolution et le départ des membres du laboratoire, et fournir des données pour son pilotage.

Comment gérer les ressources humaines et les infrastructures quand on compte 300 agents, 160 stagiaires par an et une surface de 9 000m² répartis sur neuf bâtiments ? C’est le quotidien de l’Institut lumière matière (ILM, CNRS / Université Claude Bernard Lyon 1), issu de la fusion de trois laboratoires en 2013 sur le campus LyonTech-La Doua (Villeurbanne). Ce travail d’accompagnement de la recherche n’a rien d’accessoire : c’est un point déterminant pour l’ILM qui, en 10 ans, s’est affirmé comme un acteur majeur de la recherche en physique et chimie dans la région Auvergne-Rhône-Alpes, tout en acquérant une reconnaissance internationale pour l'excellence de sa recherche.

Leur solution pour gérer les flux de personnels a été le développement du système G2L par leur service informatique. G2L pour « Gestion libre  du laboratoire » : un système qui se nourrit des données générées par les services d’accompagnement en RH, sécurité ou encore Infrastructures. Ce sont ces mêmes services qui ont impulsé et suivi le développement de cette solution logicielle.

Suivre les arrivées, l’évolution et les départs des membres de l’ILM, c’est gérer une masse de données potentiellement colossale : informations personnelles utiles, renseignements à fournir au Fonctionnaire sécurité défense (FSD), informations administratives (grade, employeur, dates et origine du contrat, affectation aux équipes de recherche, titre de thèse…), celles pour les équipes dédiés aux infrastructures, à la sécurité et à l’informatique ou encore celles sur les productions scientifiques déposées dans la base HAL. Et ces informations sont à la base d’un nombre important de process : accueillir et expliquer les règles de sécurité, mettre à jour l’annuaire interne, identifier et aménager des bureaux, mobiliser des équipements, veiller au paiement des gratifications de stage, déclencher un workflow lors des départs, extraire des indicateurs fins sur l’évolution du laboratoire et des agents pour un meilleur pilotage…  Les tâches à effectuer ne manquent pas. Système d'informations robuste, G2L permet un maximum d’automatisation pour une bien meilleure fluidité d’exécution, et plus de fiabilité. Dès la saisie d’une demande d’accueil par un encadrant, une cascade d’actions savamment orchestrée par le système se met en place.
 

D’un point de vue technique, G2L représente une avancée significative dans le domaine des logiciels, exploitant des cadres et technologies de pointe. Il témoigne enfin de l’excellence des fonctions support de l’ILM et de leur engagement continu pour l’amélioration de l’accompagnement des membres du laboratoire et des outils nécessaires. Ce projet a été une opportunité pour moderniser les process, mais aussi pour renforcer les collaborations entre les services et créer une culture de projet collaboratif. Bien accueillis, ces développements ont renforcé la cohésion interne. Alors on ne s’arrête pas en chemin quand on est si bien lancé : de nouvelles fonctionnalités ont été intégrées ou développées tout récemment, telles que des outils permettant un meilleur suivi des bureaux et une cartographie des risques plus fine. Inspirant, non ?

Les lauréats du cristal collectif G2L : Gestion Libre de Laboratoire